Công thức và cách dùng hàm IF trong Excel dùng trong các trường hợp khác nhau

Trong các hàm trong Excel thì Hàm IF là một trong số những hàm được dùng khá phổ biến, hàm này cho phép chúng ta so sánh giữa một giá trị với một giá trị mong muốn. Trong quá trình sử dụng hàm này, nếu có một số điểm chưa hiểu rõ, hãy cùng Blog Hướng Dẫn Công Nghệ phân tích về công thức và cách dùng hàm IF trong Excel. Đồng thời tìm hiểu về cách kết hợp với một số hàm logic khác như thế nào nhé. Nào cùng bắt đầu nhé các bạn.

Công thức Hàm IF trong Excel

Hàm IF là Hàm điều kiện trong Excel, nó được dùng trong trường hợp thực hiện so sánh logic giữa một giá trị với giá trị bạn mong muốn. Nếu dữ liệu thỏa điều kiện mà ta đặt ra thì sẽ trả về kết quả là TRUE, và nếu không thỏa điều kiện thì trả về kết quả FALSE.

Công thức Hàm IF:=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Ví dụ và giải thích về hàm IF

Bạn là giáo viên và cần làm công thức để kiểm tra tất cả học sinh trong lớp có qua môn không với điều kiện:

• Điểm số trên 7 : Đạt
• Điểm số thấp hơn 7 : Không Đạt

Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF(C2>=7,”Đạt”,”Không Đạt”)

Giải thích:

• C2>=7: Kiểm tra xem ô C2 (điểm số) có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không
• Nếu kết quả trả về khi C2 bằng hoặc lớn hơn 7 : Đạt
• Kết qủa C2 thấp hơn 7: Không Đạt

Lưu ý: bạn có thấy dấu ngoặc kép ” ” ngay kết quả trả về không, do kết quả trả về bắt buộc phải thêm dấu ngoặc kép như trên.

Kết quả: Sau khi Enter, kết quả D2 sẽ Đạt, tương tự, bạn chỉ cần để chuột vào cuối ô D2 cho đến khi xuất hiện dấu cộng (+), nhấn giữ và kéo xuống đến ô D11, sẽ ra kếy quả của lớp.

Những cách dùng hàm IF trong Excel

Trong lúc làm các phép tính, bạn sẽ thấy hàm IF thường được lồng với nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng với các hàm khác.

Bạn có thể hiểu cách dùng hàm IF khác như sau:

• Nếu điều kiện IF đúng => Thực hiện hành động 1.
• Nếu điều kiện IF sai => Thực hiện hành động 2.

Lồng nhiều hàm IF

Khi bạn có từ 2 điều kiện khác nhau trở lên, lúc này bạn phải lồng các hàm IF lại với nhau để tạo thành một công thức hoàn chỉnh.

Ví dụ: để tính lương cho một công ty với mức phụ cấp tương ứng với các chức vụ như sau:

• Lương nhân viên: 500.000.
• Lương chuyên viên: 700.000.
• Lương trưởng phòng: 1.000.000.

Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF(C2=”Nhân viên”,500000,IF(C2=”Chuyên viên”,700000,1000000))

Giải thích:

• Công thức IF 1: Nếu C2 là Nhân viên, phụ cấp sẽ là 500000, không phải Nhân viên thì kiểm tra tiếp với điều kiệu IF 2
• Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên ( lúc này đã bỏ qua điều điện Nhân Viên), trả về kết quả 700000, không phải Chuyên viên thì( chắc chắn là Trưởng phòng) trả về kết quả 1000000.

 Kết quả:

Sau khi Enter bạn sẽ thấy kết quả trả về ô D2 = 500,000. Tiếp tục kéo công thức xuống, bạn sẽ được kết quả như hình:

Ở trên là ví dụ về Hàm IF điều kiện chữ với 2 điều kiện. Trong thực tế sử dụng thì có thể bạn sẽ sử dụng đến Hàm IF có 3 điều kiện hoặc nhiều hơn thế nữa tùy thuộc vào yêu cầu của bảng tính là gì nhé. Cách làm cũng tương tự, bạn chỉ cần lồng các hàm IF vào với nhau là được.

Lồng hàm IF với hàm khác

Ngoài các hàm IF được lồng với nhau, chúng ta cũng lồng hàm IF với các công thức khác trong các trường hợp điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ bên dưới là một trường hợp phổ biến sử dụng hàm AND lồng với hàm IF.

Tại ô E2, ta dùng công thức: =IF(AND(C2>=5,D2>=5),”Đạt”,”Không Đạt”)

Giải thích:

• AND(C2>=5,D2>=5: Kiểm tra kết quả ô C2 và D2 có lớn hơn hoặc bằng 5 không.
• Khi thỏa mãn điều kiện ô C2 và ô D2 >= 5 thì kết quả là Đạt
• Nếu 1 trong 2 ô này nhỏ hơn 5 thì kết quả là Không Đạt

Kết quả:

Hàm IF trong Excel với nhiều điều kiện

Sử dụng hàm IFS trong Excel để kiểm tra xem một hoặc nhiều điều kiện được đáp ứng và trả về một giá trị tương ứng với điều kiện TRUE đầu tiên.

Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, bạn có thể xem cách dùng hàm if nhiều điều kiện như sau:

Công thức:

=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…)

Trong đó

• logical_test1: Biểu thức điều kiện 1.
• value_if_true1: Giá trị trả về nếu điều kiện 1 đúng.
• logical_test2: Biểu thức điều kiện 2.
• value_if_true2: Giá trị trả về nếu điều kiện 2 đúng.

Cùng phân tích ví dụ sau để hiểu rõ cách dùng hàm này:

Ví dụ khi tính % khuyến mãi cho những sản phầm khác nhau trong cửa hàng. ba mặt hàng có khuyến mã là Xà phòng, sữa tắm và bột giặt:

=IFS(A2=”Xà Phòng”,0.5, A2=”Sữa tắm”,0.4, A2=”Bột giặt”,0.8)

Trong đó:

• A2 là sản phẩm cần dò điều kiện.
• Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: là các loại sản phẩm cần dò
• 0.5, 0.4, 0.8: là tỉ lệ giảm giá sẽ trả về nếu thỏa điều kiện tương ứng với  1, 2, 3.

Trên đây là một Bài tập hàm IF trong Excel có nhiều điều kiện. Nếu cảm thấy chưa hiểu rõ thì hãy luyện tập nhiều để quen thuộc với hàm này nhé. Nó sẽ giúp ích nhiều trong quá trình thao tác với bảng tính Excel của bạn.

Hàm IF kết hợp AND

Chúng ta thường kết hợp hàm IF với với hàm AND trong Excel. Để hiểu hơn về trường hợp này, ta có thể đi tới ví dụ sau:

Giả sử ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi nếu điểm trung bình đạt 8.0 và hạnh kiểm Tốt

Vậy sử dụng hàm IF kết hợp and trong trường hợp này sẽ là:

=IF(AND(A2>=8, B2=”Tốt”), “Học Sinh Giỏi”, “Học Sinh Tiên Tiến”)

Trong đó:

• AND: So sánh cả 2 điều kiện IF (DTB >=8, Hạnh Kiểm là Tốt)
• “Học Sinh Giỏi”: Kết quả trả về nếu thỏa 2 điều kiện
• “Học Sinh Tiên Tiến”: Kết quả trả về nếu 1 trong hai điều kiện đó không thỏa.

Lỗi hàm IF trong Excel thường gặp nhất

Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 (không)

Lỗi này xảy ra một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang để trống.

Nếu mục đích của bạn là muốn giá trị trả về để trống thay vì 0, hãy thêm 2 dấu ngoặc kép (“”), hoặc thêm giá trị cụ thể trả về.

Ví dụ: =IF(A1>5,”Đạt”,””) hoặc =IF(A1>5,”Đạt”,”Không Đạt”)

Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?

Lỗi này chắc chắn công thức của bạn bị gõ sai chính tả, hãy cẩn thận quan sát kỹ khi đánh máy, dù chỉ là dấu ngoặc.

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm một số mã lỗi trong Excel thường gặp để dùng trong từng trường hợp cụ thể nhé.

Qua bài phân tích về cách dùng hàm IF trong Excel trên, hy vọng các bạn có thể áp dụng đúng hơn khi sử dụng hàm này. Trong bài viết, nếu có chỗ nào còn sai sót hoặc còn thiếu, hãy giúp mình hoàn thiện nhé. Cảm ơn vì đã theo dõi.