Công thức và cách dùng hàm IF trong Excel dùng trong các trường hợp khác nhau

Một trong các hàm trong Excel được dùng khá phổ biến đó là hàm IF.  Trong quá trình sử dụng hàm này, nếu có một số điểm chưa hiểu rõ, hãy cùng Blog Hướng Dẫn Công Nghệ phân tích về công thức và cách dùng hàm IF trong Excel. Đồng thời tìm hiểu về cách kết hợp với một số hàm logic khác như thế nào nhé. Nào cùng bắt đầu nhé các bạn.

Hàm IF trong Excel là gì?

Hàm IF là Hàm điều kiện trong Excel, nó được dùng trong trường hợp thực hiện so sánh logic giữa một giá trị với giá trị bạn mong muốn. Nếu dữ liệu thỏa điều kiện mà ta đặt ra thì sẽ trả về kết quả là TRUE, và nếu không thỏa điều kiện thì trả về kết quả FALSE.

Công thức Hàm IF:=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Một số ví dụ và giải thích về hàm IF

Bạn là giáo viên và cần kiểm tra tất cả học sinh trong lớp có đủ điều kiện qua môn hay không với các tiêu chí sau:

• Điểm số trên 7 : Đạt
• Điểm số thấp hơn 7 : Không Đạt

Công thức như sau: =IF(C2>=7,”Đạt”,”Không Đạt”)

Theo đó ta có:

• Điều kiện C2>=7: đây là điều kiện xem ô C2 (điểm số) >= 7 không.
• Nếu điều kiện ở trên trả về đúng thì hiển thị Đạt
• Nếu điều kiện ở trên trả về sai thì hiển thị: Không Đạt

Lưu ý: bạn có thấy dấu ngoặc kép ” ” ngay kết quả trả về không, do kết quả trả về bắt buộc phải thêm dấu ngoặc kép như trên.

Kết quả: Sau khi Enter, kết quả D2 sẽ Đạt. Tương tự, bạn chỉ cần để chuột vào cuối ô D2 cho đến khi xuất hiện dấu cộng (+), nhấn giữ và kéo xuống đến ô D11, sẽ ra kết quả của lớp.

Những cách dùng hàm IF trong Excel

Trong lúc làm các phép tính, bạn sẽ thấy hàm IF thường được lồng với nhiều hàm IF với nhau hoặc kết hợp với các hàm khác.

Để dễ hơn cho việc lồng nhiều hàm IF, bạn có thể hiểu đơn giản cách dùng hàm IF khác như sau:

=IF(điều_kiện, thao_tác_1, thao_tác_2)

• Nếu điều kiện truyền vào cho hàm IF đúng > Thực thi thao tác 1.
• Nếu điều kiện truyền vào cho hàm IF sai > Thực thi thao tác 2.

Cách lồng nhiều hàm IF

Khi bạn có từ 2 điều kiện khác nhau trở lên, lúc này bạn phải lồng các hàm IF lại với nhau để thực hiện.

Ví dụ: để tính lương cho một công ty với mức phụ cấp tương ứng với các chức vụ như sau:

• Lương nhân viên: 500.000.
• Lương chuyên viên: 700.000.
• Lương trưởng phòng: 1.000.000.

Ở ô D2, ta dùng công thức: =IF(C2=”Nhân viên”,500000,IF(C2=”Chuyên viên”,700000,1000000))

Giải thích:

• Công thức hàm IF  thứ 1: Nếu C2 là Nhân viên, phụ cấp sẽ là 500000. Nếu không phải Nhân viên thì sẽ thực thi tiếp hàm IF thứ 2
• Công thức hàm IF thứ 2: Nếu C2 là Chuyên viên ( lúc này đã bỏ qua điều điện Nhân Viên), thì trả về kết quả 700000. Nếu không phải Chuyên viên thì(chắc chắn là Trưởng phòng) thì trả về kết quả 1000000.

 Kết quả:

Sau khi Enter bạn sẽ thấy kết quả trả về ô D2 = 500,000. Tiếp tục kéo công thức xuống, bạn sẽ được kết quả như hình:

Ở trên là ví dụ về Hàm IF điều kiện chữ với 2 điều kiện. Trong thực tế sử dụng thì có thể bạn sẽ sử dụng đến Hàm IF có 3 điều kiện hoặc nhiều hơn thế nữa tùy thuộc vào yêu cầu của bảng tính là gì nhé. Cách làm cũng tương tự, bạn chỉ cần lồng các hàm IF vào với nhau là được.

Cách lồng hàm IF với hàm khác

Ngoài các hàm IF được lồng với nhau, chúng ta cũng lồng hàm IF với các công thức khác trong các trường hợp điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ bên dưới là một trường hợp phổ biến sử dụng hàm AND lồng với hàm IF.

Ở ô dữ liệu E2, ta có công thức: =IF(AND(C2>=5,D2>=5),”Đạt”,”Không Đạt”)

Ta có:

• AND(C2>=5,D2>=5): Kiểm tra ô C2 và D2 có lớn hơn hoặc bằng 5 không. Điều kiện trả về đúng khi cả 2 ô điều >=5.
• Nếu cả 2 ô C2, D2 đều >=5 thì kết quả là Đạt
• Nếu 1 trong 2 ô C2 hoặc D2 hoặc cả 2 ô có giá trị nhỏ hơn bằng 5 thì trả về Không Đạt

Kết quả:

Cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện trong Excel

Sử dụng hàm IFS trong Excel để kiểm tra xem một hoặc nhiều điều kiện được đáp ứng và trả về một giá trị tương ứng với điều kiện TRUE đầu tiên.

Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, bạn có thể xem cách dùng Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel như sau:

Công thức như sau:

=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…)

Với:

• logical_test1: điều kiện 1.
• value_if_true1: Giá trị hàm IFS trả về nếu điều kiện 1 đúng.
• logical_test2: điều kiện 2.
• value_if_true2: Giá trị hàm IFS trả về nếu điều kiện 2 đúng.

Cùng phân tích ví dụ sau để hiểu rõ cách dùng hàm này:

Ví dụ khi tính % khuyến mãi cho những sản phầm khác nhau trong cửa hàng. ba mặt hàng có khuyến mã là Xà phòng, sữa tắm và bột giặt:

=IFS(A2=”Xà Phòng”,0.5, A2=”Sữa tắm”,0.4, A2=”Bột giặt”,0.8)

Với:

• A2: ô dữ liệu cần cần dò điều kiện.
• Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: tên các loại sản phẩm cần dò điều kiện.
• 0.5, 0.4, 0.8: giá trị trả về nếu thỏa điều kiện tương ứng với các sản phẩm cần dò.

Trên đây là một Bài tập hàm IF trong Excel có nhiều điều kiện. Nếu cảm thấy chưa hiểu rõ thì hãy luyện tập nhiều để quen thuộc với hàm này nhé. Nó sẽ giúp ích nhiều trong quá trình thao tác với bảng tính Excel của bạn.

Hàm IF kết hợp AND

Chúng ta thường kết hợp hàm IF với với hàm AND trong Excel. Để hiểu hơn về trường hợp này, ta có thể đi tới ví dụ sau:

Giả sử ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi nếu điểm trung bình đạt 8.0 và hạnh kiểm Tốt

Vậy sử dụng hàm IF kết hợp and trong trường hợp này sẽ là:

=IF(AND(A2>=8, B2=”Tốt”), “Học Sinh Giỏi”, “Học Sinh Tiên Tiến”)

Với:

• AND: Điều kiện là DTB >=8 và đồng thời Hạnh Kiểm là Tốt.
• “Học Sinh Giỏi”: Kết quả trả về nếu thỏa 2 điều kiện DTB và Hạnh kiểm ở trên
• “Học Sinh Tiên Tiến”: Kết quả trả về nếu 1 trong hai điều kiện DTB hoặc Hạnh kiểm hoặc cả 2 không thỏa.

Lỗi hàm IF trong Excel thường gặp nhất

Kết quả trả về của hàm IF bằng 0 (không)

Thường xuất hiện lỗi này khi giá trị value_if_true hoặc value_if_false trong công thức bạn đang để trống.

Còn nếu bạn muốn trả về giá trị để trống thay vì 0 thì bạn cần thêm 2 dấu ngoặc kép (“”). Hoặc thêm giá trị cụ thể trả về.

Ví dụ: =IF(A1>5,”Đạt”,””) hoặc =IF(A1>5,”Đạt”,”Không Đạt”)

Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?

Lỗi này chắc chắn công thức của bạn bị gõ sai chính tả, hãy cẩn thận quan sát kỹ khi đánh máy, dù chỉ là dấu ngoặc.

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm một số mã lỗi trong Excel thường gặp để dùng trong từng trường hợp cụ thể nhé.

Qua bài phân tích về cách dùng hàm IF trong Excel trên, hy vọng các bạn có thể áp dụng đúng hơn khi sử dụng hàm này. Trong bài viết, nếu có chỗ nào còn sai sót hoặc còn thiếu, hãy giúp mình hoàn thiện nhé. Cảm ơn vì đã theo dõi.