Bạn đã hoàn thành bài thuyết trình bằng phần mềm PowerPoint rồi, và muốn chia sẻ với người khác thì phải làm sao. Trong bài viết sau, Blog sẽ hướng dẫn các bạn cách gửi Powerpoint qua Gmail bằng máy tính và điện thoại để tiện hơn trong việc chia sẻ với bạn bè mà không cần phải sao chép vào USB. Mời các bạn cùng theo dõi.
Nội dung chính:
Cách gửi PowerPoint qua Gmail bằng máy tính
Gửi tệp qua Gmail là một hình thức chia sẻ dữ liệu khá phổ biến trong thời gian gần đây, bởi sự nhanh chóng và đơn giản.
Cách gửi file PowerPoint dưới 25 MB qua Gmail thông thường
Khi mà bạn hoàn thành các Slide PowerPoint có dung lượng nhẹ dưới 25MB và muốn chia sẻ với người khác thì cách nhanh và dễ nhất đó là dùng Gmail.
Bước 1: Mở trình duyệt trên máy tính, sau đó đăng nhập vào tài khoản gmail. Sau đó trong giao diện mail, chọn vào nút Soạn thư ngay góc bên trên.
Bước 2: Trong cửa số tạo thư mới, điền đầy đủ chủ đề, thông tin người nhận, nội dung thư. Sau đó bấm chọn vào biểu tượng đính kèm.
Bước 3: Cửa sổ chọn file hiện ra, bạn chọn file Powerpoint cần gửi sau đó bấm Open và đợi quá trình tải file trong vài giây.
Bước 4: Gửi bản trình chiếu đã tải lên qua Gmail
Gửi PowerPoint qua Gmail bằng tính năng Send Using E-mail
Ngoài phương pháp gửi file powerpoint qua gmail trên trình duyệt web, chúng ta có thể sử dụng ngay tính năng Send Using E-mail có sẵn trong phần mềm MS PowerPoint, điều này cũng khá thuận tiện nếu bạn không có thói quen đăng nhập Gmail trên trình duyệt mà hay dùng Outlook.
Bước 1: Sau khi hòa thanh các Slide PowerPoint, bạn truy cập vào tab File => Nhấn chuột vào Save & Send, chọn chức năng Send Using E-mail và nhấn nút Send as Attachment.
Bước 2: Lúc này nó sẽ hiện ra cửa sổ gửi email của Outlook kèm với file PowerPoint đã được thêm như một đính kèm. Bạn nhập email của người nhận và gửi.
Bước 3: Trường hợp muốn gửi file PDF thì làm như sau: cũng như trên, thay vì chọn Send as Attachment thì bạn hãy chọn Send as PDF, bạn sẽ nhận được một đính kèm là .pdf thay vì đính kèm là .pptx.
Cách gửi PowerPoint qua Gmail bằng điện thoại
Nếu bạn muốn chia sẻ một tệp PowerPoint trên điện thoại thì cũng khá đơn giản, chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Gmail và truy cập ứng dụng gmail và thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên các bạn nhấn vào Soạn thư tại giao diện hộp thư Gmail trên điện thoại.
Bước 2: Tiếp đến là nhập các nội dung cần thiết trên mail > bấm vào biểu tượng đính kèm để chọn tệp PowerPoint cần gửi như hình minh hóa dưới đây.
Bước 3: Sau khi chắc chắn bạn đã điền đầy đủ thông tin và file đính kèm thì bạn hãy chọn nút Gửi (Biểu tượng như hình đính kèm).
Cách gửi file dung lượng lớn qua Gmail ( trên 25MB)
Nếu bạn sở hưu file trình chiếu PowerPoint có dung lượng lớn tre6n 25MB thì chắc chắn bạn sẽ không thể gửi file qua Gmail theo cách thông thường được mà hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở trình duyệt , đăng nhập vào tài khoản gmail, sau đó chọn vào mục Soạn thư ngay góc trái.
Bước 2: Sau đó các bạn chọn vào biểu tượng Google Drive ở dưới thanh công cụ Gmail như hình minh họa dưới đây.
Bước 3: Chọn tải lên và chọn Tải tệp từ thiết bị.
Bước 4: Chọn video, file PowerPoint dung lượng lớn từ máy tính và chọn Tải lên.
Bước 5: Quay trở lại giao diện soạn thư, video, file đã được tải lên. Bạn soạn nội dung thư và thông tin người gửi sau đó chọn Gửi.
Bước 6: Chia sẻ quyền truy cập và sử dụng tập tin này, đây là khâu quan trọng nếu bạn muốn chia sẻ file này cho người nhận hoặc bất kỳ ai có địa chỉ liên kết của file.
Nén kích thước tệp PowerPoint bằng tùy chọn nâng cao
Có một cách bạn có thể thử để gửi nếu file PowerPoint của bạn có khả năng được nén sao cho dung lượng thấp hơn 25MB. Các bước như sau:
Bước 1: Mở bản trình chiếu PowerPoint cần giảm kích thước tệp. Sau đó truy cập menu File > Options.
Bước 2: Trong cửa sổ PowerPoint Options hiển thị, kích tùy chọn Advanced từ khung bên trái.
Bước 3: Trong khung bên phải, di chuyển xuống phía dưới mục Image Size Quality, bạn kích tùy chọn Discard editing data để thực hiện việc hủy toàn bộ dữ liệu chỉnh sửa.
Tiếp theo tại mục Default resolution, bạn kích vào biểu tượng mũi tên xổ xuống bên phải và thay đổi từ 220 ppi mặc định thành 96 ppi.
Bước 4: Sau đó bấm OK, quay trở ra bản trình chiếu truy cập menu File > Save (Ctrl+S) để lưu lại thay đổi. Lúc nay bạn có thể thấy file PowerPoint đã được giảm kích thước đáng kể, và tiếp tục chia sẻ qua Gmail thôi.
Trên đây mình đã trình bày các cách gửi PowerPoint qua Gmail thường dùng để chia sẻ với mọi người thay thế cho cách chuyển file bằng thiết bị lưu trữ vật lý. Cảm ơn các bạn đã theo dõi.
