Khi sử dụng Excel để dữ liệu trong bảng tính của bạn dễ nhìn, dễ hiểu và chính xác hơn, một điều rất cần thiết đó là định dạng cho dữ liệu. Qua bài viết này Huongdancongnghe.com xin được giới thiệu đến các bạn các cách định dạng số trong Excel mang lại tính thẩm mỹ và chính xác cho bảng tính Excel của bạn. Xin mời các bạn cùng theo dõi.
Nội dung chính:
Giới thiệu định dạng số(Number Formats)
- Định dạng số (Number Formats) là chức năng có sẵn trong Excel giúp người dùng định dạng số cho dữ liệu và cho người dùng biết được kiểu dữ liệu được sử dụng trong bảng tính.
- Sử dụng định dạng số trong bảng tính không những giúp cho các thông tin của bạn dễ đọc hơn mà còn khiến cho bạn sử dụng thông tin dễ dàng, nhanh chóng hơn.
- Lợi ích của việc định dạng số là làm cho bảng tính dễ nhìn hơn, giúp cho người đọc có thể nắm bắt được thông tin từ bảng tính dễ dàng hơn, nhanh hơn. Ví dụ: bảng tính có thể định dạng kiểu ngày tháng hay kiểu số nguyên, kiểu số thập phân…
- Sau khi tính toán trong bảng tính như dùng hàm SUM trong Excel để tính tổng hay dùng hàm INT trong Excel để lấy phần nguyên thì việc định dạng lại kết quả là cần thiết.
Cách định dạng số trong Excel
- Đầu tiên bạn vào Home, sau đó tìm đến nhóm Number. Tiếp theo là nhấp vào combo box trỏ xuống(mục số 1 như hình dưới) và chọn Number Format. Sau đó thì chọn định dạng theo ý muốn của bạn.
- Excel còn cho bạn chọn định dạng số nhanh nằm phía dưới combo box trỏ xuống.
- Mình sẽ lấy một ví dụ về Cách định đạng số tiền trong Excel. Giả sử cần thêm ký tự tiền tệ Anh vào bảng tính thì thực hiện như sau:
-
- Bạn nhấp vào biểu tượng hình $ phía dưới combox và chọn đơn vị tiền tệ mà bạn muốn như English, Euro, Chinese,…
-
- Khi chọn được đơn vị tiền tệ Anh, bảng tính của bạn sẽ hiện kết quả như hình dưới đây.
Các cách định dạng nhiều kiểu dữ liệu trong Excel
Trong phần này mình sẽ để cập đến các cách định dạng số, số tiền, phần trăm, phân số,… trong Excel.
Cách định dạng số (Number) trong Excel
- Bạn cần bôi đen khu vực cần định dạng.
- Sau đó kích phải vào vùng chọn và chọn Format Cells.
- Trong cửa sổ Format Cells, bạn chọn tab Number. Và nhìn bên trái chọn Number trong mục Category.
-
- Tiếp đó nhìn sang bên phải tích vào ô “Use 1000 Separator”. Lúc này Excel sẽ định dạng tự động thêm 2 dấu phẩy để phân cách phần ngàn của số.
- Và ở mục Decimal place: mặc định là 2, nghĩa là định dạng hiển thị 2 chữ số thập phân.
- Sau khi chọn xong thì nhấn OK để hoàn tất quá trình Định dạng số trong Excel bằng dấu chấm(hoặc dấu phẩy) cho phân cách phần nghìn và 2 số thập phân.
- Sau đó kết quả sẽ hiện trên màn hình như sau:
Bạn có thể thấy Sửa định dạng số trong Excel 2010, 2013 hay các phiên bản khác thật đơn giản phải không nào. Hãy cũng mình đi tiếp các định dạng khác nhé.
Cách đinh dạng số tiền trong Excel 2010, 2013, 2016
- Bước đầu tiên bạn cùng cần bôi đen vùng dữ liệu trong bảng tính cần định dạng.
- Sau đó nhấp vào biểu tượng $ phía dưới combox box và chọn
- Và đây là kết quả khi chọn đơn vị tiền tệ Anh – English(United States).
Cách định dạng ngày tháng, thời gian trong Excel
- Đầu tiên bạn chọn ô hoặc vùng dữ liệu bạn muốn định dạng. Giả sử mình chọn 1 ô có dữ liệu là ngày 6 tháng 4 năm 2022. Và hiện tại Excel hiển thị: 6/4/2022.
- Sau đó bạn kích chuột phải vào ô(hoặc vùng dữ liệu) chọn Format Cells.
- Tiếp đến ở Cửa số Format Cells, mục Date phía bên trái và nhìn qua bên phải chọn định dạng ngày tháng năm mà bạn muốn ở mục Type. Sau đó nhấn OK.
- Sau đó thì kết quả định dạng ngày tháng năm mới sẽ hiển thị ra màn hình.
Cách định dạng kiểu phần trăm trong Excel
- Bước đầu tiên bạn cũng cần chọn vùng dữ liệu cần định dạng bằng cách dùng chuột bôi đen nó.
- Sau đó cũng đến group Number của tab Home. Và chọn vào combo box thả xuống của Number Format và chọn Percentage.
- Kết quả rất nhanh đã hiển thị ra màn hình rồi nhé.
Cách định dạng phân số trong Excel
- Bước đầu tiên cũng cần bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng.
- Tương tự đến mục Number Format trên tab Home và chọn Fraction.
Cách định dạng khoa học trong Excel
- Bôi đen vùng dữ liệu của bạn.
- Tương tự cũng đến combo box Number Format trên tab Home và chọn Scientific
- Và kết quả sẽ hiện ra trên bảng tính của bạn.
Cách định dạng kiểu chữ trong Excel
- Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng.
- Sau đó chọn font khác bằng cách nhấn vào nút tam giác quay xuống bên phải font.
- Thế là đã xong định dạng kiểu chữ nhé.
Một số lưu ý trong định dạng số trong Excel
Sau đây mình xin liệt kê một số lưu ý đáng nhớ để không gặp phải Lỗi định dạng số trong Excel:
- Nếu muốn định dạng cho 1 cột nào đó có cùng định dạng, có nghĩa là dữ liệu hiện tại và tương lai của cột này sẽ có định dạng như bạn cài đặt thì trong bước định dạng thay vì chỉ chọn vùng dữ liệu thì hãy chọn toàn bộ cột.
- Mình khuyên các bạn hãy định dạng số trước khi nhập dữ liệu số vào các ô dữ liệu để tránh sai sót.
- Bạn có thể tùy chỉnh số chữ số thập phân theo ý muốn miễn sau đáp ứng được nhu cầu độ chính xác của các số đó đến mức độ nào nhé. Thường thì chúng ta sử dụng 2 chữ số thập phân.
- Bạn cũng nên sử dụng phân cách phần ngàn cho dữ liệu. Nó giúp người đọc dễ đọc và hiểu dữ liệu trong bảng tính hơn.
Trên đây mình đã giới thiệu đến các bạn về các cách định dạng số trong Excel cũng như Cách định dạng số tiền, phân số, phần trăm, ngày tháng trong Excel một cách chi tiết và cách sử dụng nó với các ví dụ cụ thể. Hi vọng bài viết hữu ích cho các bạn. Hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo.
