Microsoft Excel là công cụ văn phòng quang trọng, hầu hết mọi công ty, trường học, thậm chí những cửa hàng đều có sự xuất hiện của phần mềm này. Vì phục vụ cho việc tính toán, nên các công cụ trên phần mềm này rất nhiều, và rất khó phân biệt cho người mới sử dụng. Sau đây, Blog Hướng Dẫn Công Nghệ sẽ liệt kê những thanh công cụ trên Excel và công dụng của các thanh công cụ đó. Xin mời các bạn theo dõi.
Nội dung chính:
Tìm hiểu chi tiết các thanh công cụ trong Excel thường dùng
Đầu tiên khi mở Excel bạn sẽ thấy được các thẻ công cụ. Tùy vào phiên bản mà các thẻ công cụ này sắp xếp hơi khác nhau, nhưng về chức năng thì không thay đổi gì. Các thẻ chính gồm thẻ File, Home, Insert, Page Layout, Formula, Data, Review, view, Developer.
Tổng quan, Excel được phần làm 2 thanh công cụ chính:
- Thanh công cụ Quick Access
Quick Access Toolbar là thanh công cụ ở phía trên cùng. Nó bao gồm một số nút lệnh tùy biến như tạo file mới, mở file, Lưu file, sắp xếp,…Thanh công cụ này giúp người dùng có thể thực hiện những thao tác cực nhanh chỉ bằng động tác là click chuột.
- Thanh công cụ Ribbon
Ribbon là thanh công cụ chứa các lệnh như hiệu chỉnh bảng tính Excel, công thức, dữ liệu, chia, tách cột, chèn hình ảnh,…
Tiếp theo hãy cùng tìm hiểu chi tiết các thanh công cụ và các chức năng trên thanh công cụ Excel nhé.
Thẻ công cụ File
Trong thẻ công cụ File, chuyên dùng để quản lý các tác vụ cơ bản của WordBook như mở trang mới, mở file,lưu và in file excel,….
Thẻ công cụ Home
Thẻ công cụ Home là thẻ mặc định khi chúng ta mở File Excel, mơi mà đặt phần lớn các thanh công cụ thường dùng.
Trong thẻ công cụ Home, có thể chia ra làm nhiều nhóm công cụ khác như:
Nhóm công cụ Clipboard
Chức năng chính của Clipboard là sao chép, cắt dán, định dạng văn bản trong trang tính hoặc cửa sổ làm việc. Đối tượng được sao chép gồm chuỗi văn bản, dự liệu số đuợc định dạng, hình ảnh đồ họa, công thức và mã máy tính được sử dụng trong macro.
Nhóm công cụ Font
Công cụ Font dùng để định dạng dữ liệu như thay đổi font, cỡ chữ, kiểu chữ và thay đổi màu sắc chữ, và tạo đường viền trong các ô tính.
Nhóm công cụ Aligment
Nhóm Aligment bao gồm các chức năng như căn lề, định hướng chữ viết, chia và gộp ô trong Excel.
Nhóm công cụ Number
Công cụ Number quản lý các định dạng số trong Excel, các định kí tự tiền tệ, phần trăm, cấu trúc số thập phân,…
Nhóm công cụ Style
Với nhóm công cụ Excel dùng để định dạng cột, bảng trong Excel. Công cụ này được dùng khá nhiều trong khi làm việc với Excel.
Nhóm công cụ Cell
Khi làm việc với các ô trong Excel, bạn vẫn phải cần dùng đến chức năng chèn cột/ô/ dòng, hoặc xóa và định dạng các ô, cột nào đó, thì đây là nơi bạn sẽ tìm được những chức năng đó.
Nhóm công cụ Editing
Nhóm công cụ Editing là nơi bạn có thể tìm các chức năng lọc, tìm kiếm, thay thế dữ liệu, nhập công thức, tính tổng nhanh.
Có thể nói thanh công cụ Home bao gồm tất cả những công cụ cơ bản nhất cho người dùng Excel, đây là thanh công cụ trên Excel quan trọng nhất mà ai cũng nên biết.
Thẻ công cụ Insert
Đúng với tên của nó, thẻ Insert dùng để chèn một hoặc nhiều đối tượng vào File Excel. Ví dụ bạn cần chèn ảnh, thêm biểu đồ hay thêm link tren web vào các ô tính trong Excel thì chỉ cần thao tác trên đây.
Hoặc chúng ta có thể thêm các hình khối như hình chữ nhật, hình tròn,…Tất cả những hìn này đều xuất phát từ công cụ Shape trong thẻ Insert.
Hơn nữa, trong Table ta có thể chuyển vùng dữ liệu thành dạng bảng với cấu trúc Table hoặc Pivot Table
Nhóm công cụ Add-In
Nhóm công cụ Add-In thì nếu chỉ dùng tin học văn phòng cơ bản thì ít khi chúng ta để ý đến. Đây là nơi dùng để thêm một số Add-in trong Excel, thường chỉ khi cần những tính năng nâng cao mới dùng đến công cụ này.
Nhóm công cụ Chart
Nhóm công cụ biểu đồ trong excel, bạn có thêm các biểu đồ hình cột, hình tròn, đường thằng và một số loại biểu đồ khác.
Đặc biệt Excel lại rất mạnh về việc trình bày bảng biểu, biểu đồ, hãy tận dụng chức năng naỳ nhé.
Một số nhóm công cụ khác
Ngoài ra chúng ta cũng có thể chèn thêm Link vào bảng tính, Comment để ghi chú. Tiếp theo là chúng ta có thể chèn Text Box, Header & Footer,… Ngoài ra có thêm phần Symbols là thêm các ký hiệu toán học, công thức hóa học, ký tực đặc biệt
Thẻ công cụ Page Layout
Thẻ công cụ Page Layout bao gồm những công cụ dành cho việc chỉnh sửa, định dạng lại trang giấy:
Nhóm công cụ Theme
Công cụ này dùng để thiết lập màu sắc, font chữ, hiêu ứng trong trang tính Excel.
Nhóm công cụ Page Setup
Gồm các công cụ dùng để chỉnh sửa trang in như xoay ngang trang giấy, cỡ in,….
Nhóm công cụ Scale to fit
Scale to Fit dùng để điều chỉnh nội dung in cho khớp với trang giấy.
Nhóm công cụ Sheet Options
Trong nhóm này có phần Gridlines là những đường kẻ mờ trong Excel hoặc Headings là các số thứ tự của dòng hoặc tên tiêu đề của cột thì đều nằm trong nhóm công cụ Sheet Options
Nhóm công cụ Arrange
Các công cụ dùng để thiết lập cho các đối tượng xuất hiện trong Excel bằng các bước như Bring Foward, Send Backward,
Page layout sẽ quản lý mọi tác vụ liên quan đến trang giấy, trang in và hiểu thì trang cho người dùng xem.
Thẻ công cụ Formula
VỚi tên Formula thì chúng ta đều nhận ra nhiệm vụ chính của thanh công cụ trên Excel này chuyên dùng cho các công thức các hàm trên excel. Đây cũng là một công cụ rất quan trọng cho người dùng Excel.
Nhóm công cụ Function Library
Đây là công cụ quản lý thư viện các hàm được sử dụng trong Excel, bởi đâu ai có thể thần thánh mà nhớ hết mọi hàm trong Excel được.
Nhóm công cụ Defined Name
Công cụ này sẽ quản lý tên của vùng dự liệu, nội dung này phục vụ cho việc tính toán công thức trong hàm Excel.
Nhóm công cụ Formular Auditing
Đây là nhóm công cụ trong Excel thực hiện các việc kiểm tra quá trình tính toán của hàm, phân tích thanh phần, kết quả các hàm đã thự hiện.
Nhóm công cụ Calculation
Đây là công cụ thiết lập chế độ tính toán trong Excel.
Thẻ công cụ Data
Công cụ này chuyên dùng để quản lý cấu trúc dữ liệu, quản lý dữ liệu trong Excel.
Nhóm công cụ Get & Transform Data
Công cụ này bạn sẽ không thấy trên Excel 2007, 2010 bởi nội dung này liên quan mật thiết đến Power Query trong Excel. Từ bản 2016 trở đi thì Excel đã đưa mục này vào thành mục có sẵn chứ không phải dưới dạng Add-In như trước đây
Nhóm công cụ Sort & Filter
Nhóm công cụ này có chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu, điều này khá quan trọng khi chúng ta làm việc trong bảng tính.
Nhóm công cụ Data Tool
Nhóm này giúp người dùng quản lý dữ liệu, xử lý dữ liệu được tốt hơn
Nhóm công cụ Forecast
Công cụ chuyên dùng để dự đoán xu hướng của dữ liệu.
Nhóm công cụ Outline Excel
Dùng để gộp và bỏ gộp nhóm dữ liệu, có thể sử dụng cho các bảng dữ liệu lớn để phân nhóm để dễ theo dõi hơn
Thẻ công cụ Review
Công dụng chính của công cụ này dùng để xem lại, đánh giá lại một file Excel và có thể thiết lập các cơ chế bảo vệ cho file Excel với nhóm công cụ Protect như Protect Sheet, Protect Workbook
Thẻ công cụ View
Thẻ công cụ View sẽ có những dạng thiết lập về chế độ hiển thị khi chúng ta làm việc trên file Excel, giống như các chức năng bên dưới góc bên phải của màn hình làm việc Excel gồm Zoom, Page Layout, Page Break hoặc các thiết lập cho phép hiển thị nội dung của Gridline, thanh Formulas
Thẻ công cụ Developer
Khi dùng Excel, bạn sẽ không thấy thanh công cụ này, bởi muốn sử dụng, bạn phải tùy biến thanh công cụ mới hiển thị. Đây là nhóm công cụ chuyên dùng cho những ai muốn tìm hiểu về Macro và VBA.
Trong bài viết đây, chúng ta đã tìm hiểu các thanh công cụ trên Excel cơ bản mà khi bạn sử dụng Excel để tính toán thì nên biết. Không nhất thiết phải học thuộc tất cả mà chỉ cần quan tâm những công cụ nào mình hay dùng thôi.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi.
